Logiciel de gestion de flotte ou gestion externalisée : comment faire le bon choix ?

« Notre parc approche les 500 véhicules. Jusqu’à présent, nous gérions tout sur Excel mais aujourd’hui cela devient compliqué. Une autre filiale de notre groupe a externalisé sa flotte chez vous. De notre côté, nous hésitons entre un logiciel de gestion ou une gestion externalisée. Que nous conseillez-vous ? »

Afin de mieux comprendre pourquoi cette situation devient de plus en plus fréquente, nous échangeons avec Laure Le Prevot, Directrice des opérations chez Phoenix.

Pourquoi cette question revient – elle aussi souvent aujourd’hui ?

La gestion de flotte est devenue beaucoup plus complexe qu’il y a quelques années. Aujourd’hui, il faut suivre les évolutions fiscales, les règles d’avantages en nature, accompagner vers l’électrification des parcs, entretenir la relation avec les conducteurs… Les compétences attendues sont de plus en plus exigeantes. 

Les entreprises peuvent disposer de ressources/ compétences en interne. Dans ce cas, un logiciel de gestion peut être une solution. A contrario, si la ressource interne est sous dimensionnée, voir absente alors la mise en place d’une gestion externalisée va permettre de s’appuyer sur des spécialistes qui vont pouvoir sécuriser le parc et permettre au client de se (re)concentrer sur son cœur de métier.

Dans quels cas le logiciel est-il une bonne solution ? et à quoi sert-il ?

Le logiciel devient pertinent lorsque le parc atteint une certaine taille. En dessous de 50 véhicules le logiciel peut être surdimensionner. En revanche, à partir de 250 – 300 véhicules, le volume d’information à traiter devient trop important, dans ce cas, le logiciel prend tout son sens. Il va permettre de structurer la gestion et d’avoir une vision d’ensemble de la flotte.

Le logiciel centralise les données et permet donc une meilleure visibilité et limite les risques d’oubli. Il automatise un certain nombre de tâches chronophages : les relances liées aux contrôles règlementaires, aux maintenances, aux échéances contrats, le traitement des amendes, le workflow de commande… Ce qui permet de se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée.

Il est un véritable outil d’aide à la décision. La fiabilité des coûts de la flotte, l’analyse du TCO, le suivi de consommation ou encore l’anticipation des renouvellements sont de véritables leviers pour piloter un parc. Les analyses et les reporting intégrés au logiciel permettent une vision claire de ces indicateurs.

Une bonne gestion permet de maitriser les coûts du parc automobile. Plus la gestion est claire et cadrée avec un RACI, des procédures… plus il est facile de piloter le parc et d’anticiper, tout en évitant les mauvaises surprises. 

Le logiciel est un véritable outil d’aide au pilotage, il apporte de la visibilité, fait gagner du temps, facilite le suivi et la prise de décision… En revanche, si le personnel n’est pas formé correctement à l’utilisation du logiciel et qu’il ne prend pas le temps de s’adapter à celui-ci, l’outil risque de ne pas être utilisé de façon optimale et complète.

À quel moment recommandez-vous une gestion externalisée ?

La gestion externalisée est adaptée quand :

• L’entreprise ne dispose pas des ressources ou des compétences nécessaires pour piloter la flotte en interne. Former un gestionnaire de flotte prend du temps et nécessite un véritable accompagnement. Cependant, les entreprises n’ont pas forcément les moyens de recruter un gestionnaire expérimenté, ni de former et accompagner. 

• La solution de gestion externalisée, peut aussi être pertinente lorsque l’entreprise est face à une forte croissance ou une réorganisation structurelle.

L’entreprise peut alors s’appuyer sur une équipe déjà opérationnelle, capable d’absorber et de s’adapter plus aisément.

Dans le cadre d’une gestion externalisée, en plus du référencement du logiciel et des bénéfices liés à l’outil : les données centralisées, le suivi du parc, les coûts, les analyses…

Le client bénéficie de toute la force de notre expertise : Nos équipes gèrent la flotte au quotidien en lien avec un interlocuteur référent chez le client. Concrètement, elles effectuent les différentes tâches de gestion en respectant les procédures et règles internes du client et entretiennent la relation avec les conducteurs grâce à un suivi de proximité.

Cette organisation permet de faciliter l’application des règles, grâce à notre positionnement externe, d’assurer une parfaite continuité du service même en cas d’absence du gestionnaire (toute une équipe peut prendre le relais) et donc de maintenir le niveau de qualité de services attendu.

Peut-on combiner les 2 ?

Chez Phoenix oui. C’est une de nos particularités. Grâce à notre organisation et à la structure de notre logiciel, nous pouvons mettre en place un système hybride, que nous appelons « Gestion partagée ».

Dans le cadre de cette prestation, nous avons la capacité de partager la gestion du parc avec le client. Ce découpage repose sur différents critères, qui peuvent se cumuler :

• Les tâches : Certaines entreprises souhaitent déléguer les tâches les plus chronophages ou ayant le moins de valeur ajoutée (gestion des infractions, suivi des supports, etc.) pour pouvoir se recentrer sur les missions dites stratégiques comme : la Car Policy, les décisions financières… Chez Phoenix, nous pouvons prendre en charge ces différentes tâches pour soulager le client dans son organisation.

• Le périmètre d’action : Parfois, le client a besoin que nous prenions en charge la gestion d’une partie du parc seulement et non de sa globalité. Par exemple : le client peut nous confier la gestion des VP et décider de conserver en interne la gestion des VU. Chez Phoenix, nous nous adaptons en fonction des besoins du client.

• La durée : Cette gestion partagée avec le client peut également être sollicitée de façon ponctuelle ou durable. En effet, le client peut souhaiter que cette organisation dure dans le temps, ou y faire appel pour palier à un évènement ponctuel (congé maternité/paternité, absence plus ou moins longue, etc.). Une fois encore, les équipes Phoenix peuvent absorber la gestion du parc selon les besoins du client et lui permettre à la fois une continuité de service vis-à-vis de ses collaborateurs et conserver le même niveau de service sans avoir à réorganiser son équipe en interne.

Ce qu’il faut retenir dans la mise en place de cette prestation de gestion partagée, c’est que notre rôle est de :

• Renforcer l’équipe en place chez le client grâce à notre expertise (jamais de la remplacer)

• D’apporter notre savoir-faire sur une ou plusieurs missions en étant un soutien 

• Décharger sur les tâches à faible valeur ajoutée

Le bon choix commence par les bonnes questions :

Comme nous l’a expliqué Laure, chaque entreprise a ses propres besoins. Un logiciel peut être une excellente solution si une entreprise dispose des ressources/ compétences nécessaires en interne. A l’inverse, la gestion externalisée permet de s’appuyer sur le logiciel de gestion, tout en confiant le pilotage à des gestionnaires de flotte expérimentés.

Un projet de cette ampleur ne se résume pas qu’au choix d’une solution. Il est nécessaire de prendre en compte l’ensemble des enjeux, des besoins et impacts pour votre organisation.

Avant de faire votre choix, prenez le temps de vous poser quelques questions :

• Notre organisation est-elle encore adaptée à la gestion de notre flotte ?

• Maîtrisons-nous réellement nos coûts ?

• Nos conducteurs bénéficient-ils du niveau de service attendu ?

• Sommes-nous prêts à accompagner les évolutions de notre parc ?

• Nos équipes peuvent-elles se consacrer aux missions à forte valeur ajoutée ?

• Qu’attendons-nous d’un prestataire ?

Les réponses à ces questions vous guideront vers la solution la plus adaptée. 

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